Pro-Forma-Rechnung
Eine Pro-Forma-Rechnung (lateinisch für „der Form halber“) ist im Grunde ein Vorbereitungsdokument, das optisch wie eine echte Rechnung aussieht, aber keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie hat steuerlich und buchhalterisch keinen Wert, erfüllt aber im Handel – besonders im internationalen Warenverkehr – einen sehr wichtigen Zweck.
Hier ist die genaue Funktionsweise einfach erklärt:
Was ist der Unterschied zu einer echten Rechnung?
Der entscheidende Unterschied liegt in der rechtlichen und buchhalterischen Wirkung:
Echte Rechnung (Handelsrechnung): Fordert den Kunden zur Zahlung auf, verbucht den Umsatz im Unternehmen und ist für das Finanzamt relevant (Umsatzsteuer).
Pro-Forma-Rechnung: Fordert nicht zur Zahlung auf. Sie dient lediglich als Nachweis oder Vorab-Information über den Wert einer Ware oder Dienstleistung. Sie wird in der Buchhaltung nicht erfasst.
Die Haupt-Einsatzbereiche
Eine Pro-Forma-Rechnung kommt meistens in folgenden Szenarien zum Einsatz:
A. Der wichtigste Fall: Der Zoll (Außenhandel)
Wenn du Waren in ein Land außerhalb der EU (Drittland) exportierst, verlangt der Zoll ein Dokument, das den Wert der Ware bescheinigt, um die Einfuhrabgaben (Zoll und Einfuhrumsatzsteuer) zu berechnen.
Was muss auf einer Pro-Forma-Rechnung stehen?
Damit das Dokument (besonders vom Zoll) anerkannt wird, muss es zwingend die gleichen Angaben wie eine normale Rechnung enthalten, ergänzt um ein paar Pflichtdetails:
Eindeutige Kennzeichnung: Das Dokument muss unmissverständlich als „Pro-Forma-Rechnung“ (oder englisch „Pro Forma Invoice“) betitelt sein.
Grund der Lieferung: Ein Hinweis wie „Kostenlose Lieferung – nur für Zollzwecke“ oder „Free of charge – for customs purposes only“.
Realer Warenwert: Auch wenn die Ware verschenkt wird, darf dort nicht „0 Euro“ stehen. Es muss der tatsächliche Marktwert (oder die Herstellungskosten) angegeben werden, damit der Zoll die Abgaben berechnen kann.
Standardangaben: Name und Anschrift von Sender und Empfänger, Ausstellungsdatum, genaue Beschreibung der Ware (inkl. Menge, Gewicht, Eural-Nummer/Zolltarifnummern).
Für den internationalen Versand in Länder außerhalb der EU (Drittländer) gilt eine goldene Grundregel:
Am sichersten fährst du, wenn du die Pro-Forma-Rechnung dreimal (3x) ausdruckst.